Ansturm im Sommer: Prozesse im Einwohnermeldeamt laufen reibungslos

Rund 260.000 Anträge und über 300.000 Besuche wird das Einwohnermeldeamt aller Voraussicht nach in diesem Jahr zählen. Im Sommer war das Interesse an Terminen be-sonders groß. Warteschlangen oder lange Wartezeiten auf freie Zeitfenster gab es trotzdem zu keiner Zeit – ein Ergebnis der 2021 begonnenen Umstrukturierung.

„Das Einwohnermeldeamt hat von allen Leistungseinheiten die meisten Bürgerkontakte und prägt so ganz entscheidend das Bild, das Bürgerinnen und Bürger von der Stadtverwaltung haben. Deshalb war es mir ein Anliegen, genau hier anzusetzen und Lösungen für die seit Jahren schwierige Situation zu finden. Das ist uns gelungen – dieser Sommer mit besonders hoher Besucherfrequenz war die beste Probe für das neue System“, erklärt Oberbürgermeister Uwe Schneidewind.

Nach Corona-Lockerungen: steigender Bedarf an Pässen und Ausweisen

Ausgangslage war Anfang 2021 die Perspektive, dass die strengen Corona-Reisebeschränkungen gelockert werden könnten. Dementsprechend war im Jahresverlauf von einem deutlich steigenden Bedarf an Pässen und Ausweisen auszugehen – und damit mit hohem Arbeitsaufkommen beim Einwohnermeldeamt.

„Darauf haben wir rechtzeitig reagiert und uns personelle Verstärkung ins Boot geholt. Außerdem war die Entscheidung für ein Drei-Standorte-Modell mit der Zentrale am Steinweg und den Außenstellen Vohwinkel und Ronsdorf die richtige“, so der OB. Die Stadt machte befristete Einstellungen im Umfang von insgesamt 7,5 Vollzeitstellen möglich.

Run auf Termin fiel sogar noch höher aus als angenommen

Außerdem wurden die internen Strukturen geprüft und an mehreren Stellen angepasst. Durch das zusätzliche Personal konnten beispielsweise die Aufgaben im direkten und indirekten Kundenkontakt (Front- und Back-Office) neu aufgeteilt werden, was zu effizienteren Arbeitsaufläufen geführt hat. Auch die lange Zeit hohe Personal-Fluktuation im Einwohnermeldeamt wurde gesenkt – mit neuen Mitarbeitern wird seit Kurzem eine Bleibezeit von fünf Jahren vereinbart.

Die gemeinsam von Oberbürgermeister, Melde- und Personalamt gestellten Weichen griffen genau rechtzeitig, als Mitte des Jahres der Run auf die Termine sogar noch höher ausfiel als angenommen: Im Juni 2021 stellten knapp 30.000 Bürgerinnen und Bürger an den drei Standorten des Meldeamtes Anträge, im Juli rund 27.700. Normal sind für die üblicherweise immer stark nachgefragten Sommermonate durchschnittlich 23.000 Anträge. Trotz dieses Anstiegs konnte das Einwohnermeldeamt seine hohe Leistungsfähigkeit ohne Einschränkungen aufrechterhalten.

Keine langen Vorbuchungszeiten

Zu keiner Zeit gab es lange Vorbuchungszeiten für einen Termin im Einwohnermeldeamt. Derzeit hat man in der Regel sogar die Auswahl zwischen einem Termin noch für den gleichen Tag oder die nächsten sieben Tage – einfach online buchbar über www.wuppertal.de oder telefonisch über das Servicecenter unter der Rufnummer 563-0 oder wahlweise 563-7575. Die „Wartezeit“ auf einen Termin lag selbst im stark frequentierten Sommer immer zwischen null und zwei Tagen. Die Beschwerdelage ist völlig unauffällig. Kürzlich landete das Einwohnermeldeamt bei einer Internet-Auswertung des Verbraucherschutzverbandes Berlin/Brandenburg (nicht repräsentativ) in puncto Bürgerzufriedenheit sogar bundesweit auf Platz 1.

„Genau das ist es, was Bürgerinnen und Bürger erwarten und auch erwarten dürfen. Jahrelang war die Situation bezüglich der Termine im Einwohnermeldeamt mehr als angespannt. Was jetzt erreicht wurde, wollen wir nicht verspielen: Für 2022 schauen wir noch einmal ganz genau hin, auf Kennzahlen und Kapazitäten, damit der Service im Einwohnermeldeamt weiterhin reibungslos abläuft“, sagt OB Schneidewind. So wird die Verwaltung im ersten Quartal 2022 einen Vorschlag vorlegen, wie sich das Meldeamt mit Blick auf die perspektivischen Entwicklungen zukünftig aufzustellen hat. Zudem sollen die gewonnenen Erkenntnisse hinsichtlich Prozessoptimierung und Personalanpassung als Blaupause dienen und künftig auf weitere Ämter übertragen werden, um auch dort für Besserung zu sorgen, so Schneidewind.

Kennzahlen ab sofort öffentlich einsehbar

Schon jetzt können sich interessierte Bürgerinnen und Bürger ein Bild davon machen, welche Dienstleistungen das Einwohnermeldeamt in welchem Umfang anbietet: Die Stadt veröffentlicht ab sofort regelmäßig relevante Kennzahlen von Einwohnermeldeamt und Co. in einer Statistik-Übersicht. Die Zahlen sind abrufbar unter: www.wuppertal.de/kennzahlen

Quelle: Stadt Wuppertal

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