19.09.2019

6 wichtige Vorteile eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement

In diesem Artikel soll dargestellt werden, welche konkreten positiven Aspekte eine Rolle spielen.

Im Projektmanagement müssen in der Regel alle Räder zur richtigen Zeit perfekt ineinandergreifen. Es ist wie beim Jonglieren mit Bällen. Soweit sie das Timing für einen Ball verpassten, kann das ganze aus den Fugen geraten. Auch beim Projektmanagement wird ständig zwischen mehreren Projekten, Aufgaben und Personen „jongliert“. Das gilt insbesondere, wenn Projekt Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt sind. Deshalb ist es von großer Bedeutung, einen Zeitplan für das Projekt zu haben und eine Visuelle Darstellung, die den Projektmitarbeitern zeigt, welche Aktivitäten wann zu erfüllen sind.

Hier ist der Einsatz eines Gantt-Diagramms vorteilhaft. In diesem Artikel soll dargestellt werden, welche konkreten positiven Aspekte eine Rolle spielen. Das gilt insbesondere für Online-Gantt-Diagramme.

1. Für den Überblick

Der größte Vorteil eines Gantt-Diagramms ist, dass alle Aspekte eines Projekts auf einen Blick ersichtlich werden. Alle Punkte, die mit dem Projekt zusammenhängen, können so an einem Ort gesehen werden. Ein Beispiel dafür ist das Priorisierungs- bzw. Visualisierungstool. Hier werden alle kritischen Informationen mit einem Gesamtüberblick über das Projekt angezeigt. Jeder notwendige Schritt, der erforderlich ist, wird von den Mitarbeitern gesehen.

Genauso wird die Reihenfolge der Aufgaben, die der Lein und die Gesamtdauer des Projekts angezeigt. Außerdem werden Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bzw. ihre Fortschritte dargestellt. Dass es besonders bei einer Online-Projektplanungssoftware vorteilhaft. So ermöglicht das Gantt-Diagramm Projektmanagern und Mitarbeitern die Möglichkeit, wichtige Informationen zur richtigen Zeit zu erhalten um das Projekt angemessen zu überwachen.

2. Bessere Kommunikation

Die Kommunikation innerhalb eines Projekts gehört zu den wichtigsten Aspekten. Laut einer Statistik empfinden rund 86% aller Mitarbeiter eine unzureichende Kommunikation als größtes Hindernis in Projekten. Deshalb ist das Gantt-Diagramm ein hervorragendes Tool, um eine klare Kommunikation zu ermöglichen. Projektmanager haben so die Möglichkeit, mithilfe dieser Diagramme zu ersehen, wo die Arbeitsprozesse aktuell stattfinden und gegeben falls Anweisungen und wichtige Informationen weiterleiten.

3. Ressourcen werden nicht überlastet

Besonders wenn mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Projekten arbeiten, können Ressourcen schnell erschöpft bzw. ausgelastet werden. Das Gantt-Diagramm hilft dabei, Ressourcen effektiv zu nutzen, während die Zeitachse des Projekts ersichtlich ist. So können Projektmanager einen Blick sehen, wo und wie Ressourcen verwendet werden. Dabei können auch Aufgaben delegiert und Ressourcen entsprechend ausgerichtet werden, ohne Mitarbeiter mit zu viel Arbeit zu belasten. Die Verwaltung der Ressourcen ist somit effektiv möglich. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Fristen und Budgets für Projekte eingehalten werden. So kann auch nach Kompetenzen geplant werden.

4. Hilfreiche Fortschrittsberichte

Eines der größten Vorteile eines Gantt-Diagramms ist, dass der Fortschritt exakt geprüft werden kann. Dadurch können Strategien noch im Prozess bei Bedarf geändert werden, wenn beispielsweise der Zeitplan nicht eingehalten wird. Der Fortschrittsbericht ermöglicht immer ein Überblick und sorgt dafür, dass Projektmitglieder immer wissen, was noch getan werden muss, um die erforderlichen Fortschritte zu machen. Geht das Projekt in die richtige Richtung? Der Fortschrittsbericht gibt darüber ein Überblick.

5. Abhängigkeiten werden dargestellt

In manchen Fällen kann eine Aufgabe erst dann aufgenommen werden, wenn eine andere erst erledigt wurde. Diese Abhängigkeiten innerhalb der Aufgabenbereiche können mithilfe eines Gantt-Diagramms dargestellt werden. Auf diese Weise stellt man sicher, dass der Gesamtfortschritt nicht beeinträchtigt wird.

6. Mehr Klarheit

Stress ist ein schädlicher Faktor für Projekte. Er findet insbesondere dann statt, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wie es um den Fortschritt des Projekts aussieht. Das Gantt-Diagramm hilft, Stress zu beseitigen und mehr Klarheit bzw. ein besseres Verständnis zu schaffen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

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