16.05.2017

Projektplanung Ressourcenplanung

7 Tipps für erfolgreiche Ressourcenplanung mit Software

Bei großen Projekten mit vielen Beteiligten stellen einzelne Teilbereiche oft eine große Herausforderung dar.

Die Kapazitäten eines Unternehmens optimal auszuschöpfen und gleichzeitig nicht überzustrapazieren ist eine ständige Herausforderung, mit der jedes Unternehmen immer wieder konfrontiert wird. Dabei den Vorstellungen aller Beteiligten gerecht zu werden, ist gar nicht so einfach. Hier sind 7 Tipps, wie Sie die Ressourcenplanung optimal gestalten können.

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1. Optimieren und hinterfragen Sie.

Weniger ist mehr. Unnötige oder verkomplizierte Vorgänge schaden der Produktivität – setzen Sie sich bewusst intensiv mit den einzelnen Abläufen in verschiedenen Projektbereichen auseinander, konsultieren Sie die betroffenen Teams und suchen Sie konkret nach Bereichen, in denen Optimierungsbedarf besteht. Hinterfragen Sie auch etablierte Vorgänge – nur, weil etwas „immer so gemacht“ wurde, heißt das noch lange nicht, dass es nicht besser gemacht werden kann.

2. Setzen Sie Prioritäten.

Konzentrieren Sie sich in erster Linie auf die für Ihr Unternehmen wichtigsten Angelegenheiten – dabei müssen Sie eventuell hin und wieder Kompromisse eingehen oder Ihre Personalbesetzung überdenken. Dadurch machen Sie es möglich, dass Ihr Unternehmen mit den vorhandenen Ressourcen zum Erfolg geführt wird. Aber Vorsicht: Achten Sie darauf, dass Sie dabei auch die Angelegenheiten, denen Sie keine Priorität zuschreiben, im Hinterkopf behalten.

3. Bleiben Sie realistisch.

Achten Sie bei der Ressourcenplanung darauf, dass Sie für Ihre Planung auch die tatsächlich verfügbaren zeitlichen Ressourcen berücksichtigen.

Urlaub, Krankenstand, zusätzliche Arbeiten, Verwaltungsaufwand, … all das bedeutet eine Verminderung der vorhandenen zeitlichen Ressourcen. Bedenken Sie also auch diese Punkte, wenn Sie einen Zeitplan erstellen.

4. Verwenden Sie unterstützende Software.

Für viele Unternehmen ist es bereits gang und gäbe, für die Ressourcenplanung unterstützende Software einzusetzen. Gerade bei wachsenden Unternehmen und komplexen Projekten ist eine speziell auf die Anforderungen der Ressourcenplanung zugeschnittene Software-Lösung eine große Entlastung. Tools wie die bei www.timewax.de erhältliche Plantafel-Software helfen dabei, auch bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten den Überblick zu bewahren.

5. Planen Sie nach Projekten, und nicht nach Abteilungen.

Stellen Sie bei der Ressourcenplanung Projekte und die Ziele des Unternehmens in den Vordergrund, anstatt die einzelnen Abteilungen als voneinander getrennte Einheiten zu betrachten. Dadurch wird eine bessere Koordinierung der einzelnen Beteiligten ermöglicht, es wird Transparenz geschaffen und das gemeinsame Ziel, der Kunde und der Markt rücken ins Zentrum der Aufmerksamkeit.

6. Achten Sie auf die Zuordnung der Ressourcen

Durch die falsche Zuordnung von Ressourcen entstehen häufig unnötige Probleme, die im Grunde einfach zu vermeiden wären. Versuchen Sie, die wichtigsten und gefragtesten Ressourcen zu identifizieren und diese dementsprechend zuzuordnen. Wenn das geschehen ist, dann planen Sie die Projekte entsprechend der Verfügbarkeit ebendieser Ressourcen – somit werden eventuelle Engpässe und unnötige Schwierigkeiten geschickt vermieden.

7. Vergessen Sie nicht: Ihre Ressourcen sind auch nur Menschen.

Egal, wie effektiv und kompetent ein Mitarbeiter sein mag: Menschen sind Menschen, und das sollte bei der Ressourcenplanung auf keinen Fall vergessen werden. Ihre individuellen Stärken, Fähigkeiten, Vorlieben, Motivation, … All das sollte unbedingt berücksichtigt werden, denn dann sind Ihre Mitarbeiter nicht nur zufriedener, sondern auch um einiges motivierter, was sich positiv auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Haben Sie keine Scheu davor, Ihre Mitarbeiter auf Dinge anzusprechen, die mit der Moral des Teams verbunden sind, denn Kommunikation ist der Schlüssel zu gelungener Zusammenarbeit.

Wenn Sie diese 7 Tipps beachten, dann steht einer erfolgreichen Ressourcenplanung nichts mehr im Weg – und diese ist schließlich die Basis für den Erfolg Ihres Unternehmens.

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