26.10.2016

Projektplanung Unternehmen Zeitmanagement zeitplan erstellen

Zeitplan erstellen: Prioritäten setzen bei der Ressourcenplanung

Projektplanung ist eine Kunst – trauen Sie sich, Prioritäten zu setzen, dann werden auch Sie sie beherrschen!

Jeder, der schon einmal im Bereich Projektmanagement tätig war, kann bestätigen: Wenn Projekte erfolgreich umgesetzt oder Pläne erstellt werden sollen, dann müssen unbedingt Prioritäten gesetzt werden. Ein Projekt, unabhängig von seinem Umfang und dem Bereich, in dem es umgesetzt wird, wirft zahlreiche unterschiedliche Aufgaben auf. Die zu erledigenden Kleinigkeiten häufen sich und allzu schnell kann es passieren, dass man sich in weniger wichtigen Details verliert, der Stresslevel steigt und Wichtiges aufgeschoben oder gar übersehen wird. Das Ergebnis ist unnötiger Stress und im schlimmsten Fall steht vielleicht sogar der Erfolg des ganzen Projekts auf dem Spiel. Um dies zu vermeiden hilft es, sich bevor man sich in die Erledigung der zahlreichen Aufgaben stürzt Gedanken darüber zu machen, welche davon vorrangig behandelt werden sollten. Dabei hilft es, sich folgende Fragen zu stellen und sich für deren Beantwortung bewusst Zeit zu nehmen.

time-management

Welche Aufgaben sind zu bewältigen und wie viel Zeit und Ressourcen stehen dafür zur Verfügung?

Bevor ein Projekt in Angriff genommen wird muss man sich natürlich überlegen, welche Aufgaben anfallen werden, was man selber erledigen kann und welcher Mitarbeiter oder Kollege für welche Aufgabe am besten geeignet ist bzw. dafür zur Verfügung steht. Bereits hier müssen Prioritäten gesetzt werden: Was schaffe ich selbst? Was gebe ich besser an Andere ab? Was sollte zuerst erledigt werden? Da dies eine sehr komplexe Aufgabe ist, die oft eine große Herausforderung darstellt, empfiehlt es sich, hierfür zur Unterstützung Checklisten zu erstellen und Projekt- und/oder Personalplanungssoftware einzusetzen. Anbieter wie Timewax bieten vielseitige Projektplanungssoftware, mit der etwa Zeitpläne unkompliziert erstellt werden können, mit wenigen Klicks Plantafeln für einen schnellen Überblick über alle Projekte und Ressourcen geschaffen werden oder mit mobilen Apps ein rascher Zugriff auf den Terminplan ermöglicht wird. Bei dieser Auflistung und Verteilung der unterschiedlichen Aufgaben sollte zwar sehr wohl auch über die unterschiedlichen Aspekte und Teilaufgaben einer Aufgabe nachgedacht werden, doch sollte man sich nicht zu sehr in Details verlieren. Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeiter, sie werden die ihnen anvertrauten Aufgaben auch dann meistern, wenn Sie nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt extra aufschlüsseln.

Was ist wirklich wichtig?

Nun klingt es so einfach, die Priorität auf die „wichtigen“ Aufgaben zu legen. Doch so mancher tut sich im Eifer des Gefechts schwer, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden. Hierbei hilft es, wenn man sich folgende Fragen stellt: Hat es gravierende Folgen oder bringt es Probleme mit sich, wenn die Aufgabe nicht sofort erledigt wird? Dann ist sie wirklich wichtig und dringend und sollte mit höchster Priorität behandelt werden. Wenn diese Aufgabe zwar für den Erfolg des Projektes wichtig ist, deren Erledigung aber bei näherer Betrachtung durchaus warten kann, dann können andere, dringendere Aufgaben bedenkenlos vorgezogen werden.

Muss ich das wirklich?

Sagen Sie auch mal „Nein“. Wenn Sie bereits alle Hände voll zu tun haben und nahe an den Grenzen Ihrer maximalen Auslastung stehen, dann nehmen Sie keine neuen Aufgaben an und geben Sie gegebenenfalls sogar Aufgaben ab. Denn Zeitmangel und Stress wirken sich negativ auf die Qualität Ihrer Arbeit aus.

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